Przedmiot

Projekt polegał na dostarczeniu skonfigurowanego portalu Cornerstone (wszystkie moduły na platformie CSOD) dla klienta z branży kosmetycznej obecnego na ponad 60 rynkach. Głównym celem była transformacja procesów lokalnych do wspólnego globalnego procesu z zachowaniem wymagań lokalnych.  

Oczekiwania i główne wymagania projektu

– wdrożenie jednego systemu, obsługującego procesy HR w firmie

– jeden master data system do zarządzania użytkownikami 

– integracja portalu z zewnętrznymi portalami, takimi jak LinkedIn Learning, LinkedIn Recruiter 

– system dla oceny pracowniczej i wyliczania bonusów 

– system do zarządzania bonusami (premie pieniężne i inne, np. prywatna opieka medyczna, telefony komórkowe, samochody służbowe itp.)

– raportowanie do systemów IFS

– system dostępny w ponad 60 krajach, również w lokalnych językach

– niestandardowe rozwiązania, takie jak: 

• goal filtering (filtrowanie celów w widoku użytkownika z podziałem na cele indywidualne, zespołowe, managera itp.)
• licznik akcji przypisanych do użytkownika

– integracja z SSO

– dostarczenie custom reports (Outbound Data Feed) na FTP klienta

– zgodność systemu z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO)

– przygotowanie i dostarczenie scenariuszy testowych zgodnych z wymaganiami klienta

Rezultat

Pomimo wysokiej komplikacji projektu, braku ściśle ustalonych procesów po stronie klienta oraz zmiennych wymaganiach, projekt został dostarczony w wyznaczonym czasie, nie wykraczając poza ustalony budżet i w jakości przewyższającej oczekiwania klienta. Ponadto zmieniło się podejście do realizacji projektu z waterfall na agile, a decyzja ta była podyktowana zmieniającymi się wymaganiami, oczekiwaniami oraz gotowością procesową klienta. 

Zostało wdrożonych 9 modułów w dwóch fazach. W fazie pierwszej skupiliśmy się na dostarczeniu modułu COREowego i HRowego oraz Learningu. W fazie drugiej natomiast skonfigurowano i wdrożono 5 pozostałych modułów w tym samym czasie. Cały projekt od kick off do Go Live zajął około roku, gdzie fazy przedzielone były około 3-miesięczną przerwą na prace z danymi, realizowane przez klienta. Projekt podzielony został na dwie fazy:

• Faza 1 projektu zajęła około 3 miesiące (od listopada 2018 do lutego 2019). Projekt obejmował wdrożenie modułów: Core, CHR i LMS 
• Faza 2 projektu zajęła około 6 miesięcy (od końca czerwca do 2 grudnia 2019). Projekt obejmował wdrożenie modułów: recruiting, onboarding, performance, compensation i succession

ZADANIE

Patch jest zbiorem poprawek, które są zmianami inicjowanymi przez Vendora i są zwykle wdrażane co dwa tygodnie. Pierwszym krokiem jest stworzenie zmiany w aplikacji ServiceNow oraz itemu w aplikacji JIRA. Następnie, musimy stworzyć dokument „Change Template”, który zawiera opis wszystkich poprawek, które będą testowane przez nas. Wykonuje się to po to, aby upewnić się że zostaną zaimplementowane oraz „Initial Assessment”, czyli wstępną ocenę ryzyka. W oparciu o Initial Assessment tester analizuję listę scenariuszy testowych wybranych podczas oceny wpływu (impact estimation). Kolejny krok to stworzenie test setu w aplikacji HP ALM w celu wykonania regresji. Dzięki niej możemy sprawdzić czy nie będzie żadnych zmian, które mogą mieć negatywny wpływ dla biznesu. Po testach regresyjnych, tworzymy „Final Assessment”. Dokument ten zawiera listę wszystkich scenariuszy, które zostały przetestowane przez zespół informatyczny, zgodnie z retroperspektywą wstępnej oceny ryzyka w odniesieniu do zmiany podjętej dla celów Patcha. Final Risk Assessment jest niezbędnym dokumentem wymaganym przez zmianę. Po implementacji Patcha i wykonaniu wszystkich testów musimy wykonać weekendową weryfikację, aby sprawdzić czy system działa poprawnie. Środowisko Live musi być zweryfikowane przez „Patch Coorindatora” lub jego zastępcy następnego dnia po implementacji. Podczas weryfikacji Koordynator musi sprawdzić krytyczne obszary systemu. Po weryfikacji, wysyłamy zamykającego maila do Business Stakeholder, który uwzględnia wszystkie informacje na temat wyników testu oraz te dotyczące najbardziej interesujących poprawek i potencjalnych defektów. Jeśli jakiś test zostanie „sfailowany”, mamy obowiązek otworzyć „case” do CSOD, aby to naprawić. Po wszystkim musimy się upewnić czy wprowadzone poprawki mają wpływ na aktualne testy regresji. Jeśli tak jest, to musimy je zaktualizować.

Business Need – wdrożenie jest wprowadzane do systemu co dwa tygodnie, aby usprawnić jego pracę i zwiększyć zadowolenie naszych klientów.

ZAKRES PRAC

• Testujemy poprawki, aby mieć pewność, że implementacja przeszła poprawnie
• Przeprowadzamy testy regresji, aby sprawdzić czy zaimplementowane poprawki nie mają negatywnego wpływu na system
• W przypadku niepowodzenia jakiegokolwiek testu regresji, otwieramy „case” do CSOD, aby rozwiązać problem
• Po wdrożeniu Patcha dokonujemy weryfikacji weekendowej

REZULTAT

• Efektywniejsza praca systemu
• Większa satysfakcja klientów
• Szybsza identyfikacja i usunięcie podejrzanych błędów

Technology: HP ALM, Service-Now

ZADANIE

Wsparcie techniczne platformy Cornerstone naszego klienta obejmowało trzy główne procesy. Były to: Incident management, Change management oraz Release management. Wszystkie trzy procesy charakteryzowała zmienność ilości zasobów wymaganych do pokrycia procesu. Dla przykładu, Release management charakteryzowały gwałtowne wzrosty w ilości wymaganej pracy. Co każde dwa tygodnie (w przypadku patchy), lub co kwartał (w przypadku releasów). Dodatkowo, platforma Cornerstone klienta musiała być utrzymana w stanie walidowanym.  Wprowadzało to dodatkową dokumentację oraz spowalniało tempo pracy każdego z konsultantów.

ZAKRES PRAC

Mając na uwadze wyżej wymienione wymagania, koniecznym było zaprojektowanie modelu wsparcia zezwalającego na dynamiczne zarządzanie dostępnymi zasobami, aby dostosować ich rozkład do zmieniającej się sytuacji. Zaprojektowany dynamiczny model wsparcia został oparty na idei, aby każdy z konsultantów specjalizował się w jednym z głównych procesów, ale posiadał wystarczającą wiedzę i doświadczenie, aby wykonywać podstawowe zadania związane ze wsparciem przy każdym procesie.

REZULTAT

Model sprawdził się pozwalając na doprowadzanie patchów i releasów w terminie bez potrzeby wprowadzania do projektu dużej ilości konsultantów, mimo dodatkowych wymaganiach ze strony walidacji. Zapewniono wysoką elastyczność wsparcia jednocześnie dostarczając konsultantów wyspecjalizowanych w każdym z procesów wsparcia.

ZADANIE

W dobie eLearningu nie każdy uczeń pamięta oraz sprawdza portal Learningowy. Aby polepszyć doznanie płynące z systematycznego uczenia się, został stworzony Learning Widget. Jest to aplikacja, która ułatwia oraz przypomina o nadchodzących terminach zakończenia treningu bądź o nowym ekscytującym treningu.

ZAKRES PRAC

Został stworzony Widget, aby móc wspomagać oraz informować uczniów o przypisanych szkoleniach bądź o zbliżającym się terminie aby ten trening ukończyć. Dodatkowo można ten Widget dostosować pod wymagania klienta. Wykorzystuje on API Cornerstona oraz może być też połączony z innymi systemami takimi jak CHRIS i działać wspólnie.

REZULTAT

Efektem aplikacji Learning Widget jest wzmożona aktywność uczniów na portalu oraz wspomaganie pamięci ucznia, który trening ma do wykonania.

ZADANIE

Nasz klient przestał spełniać wymogi systemu zwalidowanego z uwagi na brak udokumentowanych testów czterech uaktualnień systemu Cornerstone, wykonanych kwartalnie przez dostawce.  Zdecydował się wdrożyć wszystkie funkcje, które Cornerstone dostarczył w 2018 roku oraz walidację systemu.

ZAKRES PRAC

Na potrzeby tego projektu przeprowadziliśmy pełne udokumentowane testy wsteczne. Były one zgodne z procesami zarządzania zmianami oraz zarządzania uaktualnieniami systemu Cornerstone. Procesy te zostały wypracowane przez eConsulting i dopasowane do klienta. W tym celu zmapowaliśmy obecny proces zarządzania zmianami. Następnie zastosowaliśmy go podczas wdrażania. Przeanalizowaliśmy, sprawdziliśmy i zaktualizowaliśmy dokumentację, jak np. Specyfikację wymagań użytkownika, czy funkcjonalną ocenę ryzyka. Podczas projektu uchwyciliśmy nasze obserwacje związane z procesami. Porównaliśmy obecny proces zarządzania zmianami z najlepszymi praktykami z ITIL v3. Przedstawiliśmy nasze rekomendacje oparte na tej analizie oraz nasze obserwacje podczas projektu. Działanie te miały na celu pomóc klientowi w ulepszeniu procesów i utrzymaniu systemu w stanie walidowanym.

REZULTAT

Po zakończeniu projektu udoskonalona dokumentacja została zaktualizowana o nowe funkcje, a klient odzyskał status systemu zwalidowanego. Wszystkie niezbędne dokumenty takie jak Test Plan, Initial oraz Final Assesment, Change Descritpion, Test Closing Report zostały obustronnie podpisane i umieszczone w repozytorium klienta. Obecnie zespół eConsulting odpowiedzialny jest za zarządzanie procesem kwartalnych uaktualnień systemu Cornerstone tak, aby dla tego klienta status systemu zwalidowanego został utrzymany.

ZADANIE

Pracując na systemach i środowiskach walidowanych należy szczególną uwagę przykładać do zaburzenia pracy systemów lub środowisk, a także do ich utrzymania i rozwoju.

W związku z tym, należało wybrać narzędzie nowoczesne, proste i efektywne, które miało stanowić jednoczesne wsparcie dla realizacji procesów:
utrzymaniowych Incident/Problem Managementu:

• rozwojowego Change Management
• zarządzania konfiguracją i usługami
• knowledge managementu
• request managementu

Narzędzie, w którym użytkownik będzie mógł załatwić wszystkie swoje sprawy związane z IT bez względu na to czy będzie to chciał zrobić przy użyciu komputera, czy aplikacji zainstalowanej w telefonie.

ZAKRES PRAC

ServiceNow to narzędzie, które spełnia wszystkie te wymagania. Przyjazny dla użytkownika interfejs, który można dostosować do własnych potrzeb – notyfikacje, ulubione komponenty, kolorystykę portalu.
Ponadto dostarcza szeroki zakres gotowych raportów i analiz biznesowych z możliwością rozszerzenia ich o własne ustawienia i parametry. Zabezpiecza wsparcie dla realizacji procesów utrzymaniowych i rozwojowych w postacie i korelacji między nimi, zdefiniowanych ścieżek akceptacji, monitoringu i realizacji KPI/SLA

REZULTAT

ServiceNow znacznie usprawnił realizację procesów, ich konfigurowanie i monitoring.

ZADANIE

Projekt polegał na dostarczeniu skonfigurowanego portalu CSOD LMS dla Life Science klienta.

ZAKRES PRAC

• integracja z eDMS klienta, automatyczne zasilanie LMS obiektami szkoleniowymi z systemu klienta
• integracja portalu z dwoma źródłami danych o OU oraz użytkowników
• zastosowanie SSO oraz podpisu certyfikatów dla LO
• dostarczenie Custom reports dostarczanych na sFTP klienta oraz skrzynki emailowe
• zgodność dokumentacji oraz procesu wdrożenia z wymaganiami systemów walidowanych GxP (Aneks 11 dla UE oraz 21 CFR dla USA)
• zgodność systemu z General Data Protection Regulation (GDPR)
• przygotowanie i dostarczenie dokumentacji walidowanej oraz scenariuszy testowych zgodnych z wymaganiami walidacji

REZULTAT

Pomimo wysokiej komplikacji projektu oraz zmiennych wymagań klienta projekt został dostarczony w wyznaczonym czasie i w jakości przewyższającej oczekiwania klienta